○かつらぎ町議会事務局処務規程
昭和33年8月6日
議会規程第1号
目次
第1章 総則(第1条―第5条)
第2章 事務の専決及び代決(第6条―第8条)
第3章 文書の収受及び処理
第1節 収受文書の処理(第9条―第11条)
第2節 文書の処理(第12条―第17条)
第4章 公文例式(第18条―第23条)
第5章 文書の整理及び保存(第24条―第30条)
第6章 補則(第31条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 かつらぎ町議会事務局の処務は、別に定めるもののほか、この規程によるものとする。
(1) 町 かつらぎ町をいう。
(2) 役場 かつらぎ町役場をいう。
(3) 議会 かつらぎ町議会をいう。
(4) 事務局 かつらぎ町議会事務局をいう。
(5) 事務局長 かつらぎ町議会事務局長をいう。
(6) 職員 かつらぎ町議会事務局職員をいう。
(7) 文書 かつらぎ町議会事務局において接収し、発送し、又は保管するすべての公文書及び簿冊類をいう。
(職の設置)
第2条の2 事務局に事務局長、書記、書記補を置く。
2 議長が必要と認めたときは、次の職員を置くことができる。
(1) 局長補佐
(2) 係長
(3) 参事
(4) 前3号に掲げる職のほか、特定の事務をさせるため必要があるときは、主幹、副主幹、主任、主査、副主査、主事又は主事補の職を置くことができる。
(職制及び職務権限)
第2条の3 事務局長は、議長の命を受け、事務局に属する事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。
2 書記、書記補は、上司の指揮を受け、事務局に属する事務を処理する。
第2条の4 議長が必要と認めた職員の職務は、次のとおりとする。
(1) 局長補佐は、上司の指揮を受け、事務局に属する事務の企画調整及び指導に関する事務に従事するとともに、局長を補佐し、局長に事故があるときその職務を代理する。
(2) 係長は、上司の指揮を受け、その係に属する事務を処理し、整理する。また局長及び局長補佐に事故があるとき局長の職務を代理する。
(3) 参事は、議長の命を受け、特に命じられた事務を処理する。
(4) 主幹、副主幹、主任、主査、副主査、主事又は主事補は、上司の指揮を受け、議長が必要と認めた事務に従事する。
(所掌事務)
第3条 事務局の所掌事務は、次のとおりである。
(1) 庶務に関するもの
ア 議員名簿の作成(履歴簿、役員簿、勤続年数調等)
イ 文書物件の収受、発送及び保管に関する事項
ウ 公印の保管に関する事項
エ 議員の出欠に関する事項(出席簿の作成、欠席届の受理、保管)
オ 議員の報酬費用、弁償その他給与に関する事項
カ 議会費の予算等に関する事項
キ 出納及び収入に伴う事件に関する事項
ク 物品の購入、保管、貸与及び予算経理に関する事項
ケ 儀式、接待及び交際に関する事項
コ 慶弔に関する事項
サ 議会の公報資料に関する事項
シ 議会図書室の整備管理に関する事項
ス 町村議長会に関する事項
セ 職員の任免その他身分取扱いに関する事項
ソ 職員の服務規律及び厚生に関する事項
(2) 議事に関する事項
ア 議事日程の作成に関する事項
イ 議案、請願、陳情の収受、配付及び発送に関する事項
ウ 議会の会議に関する事項
エ 議会における選挙に関する事項
オ 会議録、決議録の調製及び保管に関する事項
カ 傍聴人に関する事項
キ 議場及び附属建物の管理及び取締りに関する事項
ク 委員会に関する事項
ケ 公聴会に関する事項
コ 会議の結果及び会議録の写しの送付に関する事項
(3) 調査に関する事項
ア 条例、規則の制定改廃に関する事項
イ 議事手続、諸規程の制定改廃に関する事項
ウ 議会から提出する請願、陳情、建議、意見書等に関する事項
エ 各種議案審議に参考となる資料の収集配布に関する事項
オ 議会が行う事業事務の調査及び検査に関する事項
カ 統計資料に関する事項
キ 各種行政に関する世論、情報の収集及び整理に関する事項
ク 各種法規の調査研究に関する事項
(事務の分担)
第4条 職員の事務の担任は、事務局長が定める。
(処務日誌)
第5条 事務局長は、処務日誌(様式第1号)を備え、これに議員及び職員の動静並びに事務局における事務処理の要領を毎日記録しなければならない。
第2章 事務の専決及び代決
(事務の決裁)
第6条 議会の事務は、議長が決裁する。
(代決等をした事務の後閲)
第7条 事務局長は、代決若しくは代理をした事務については、軽易な事項を除き、後閲に供しなければならない。
(事務局長の専決事項)
第8条 次の事項は、事務局長において専決することができる。
(1) 職員の諸給与に関すること。
(2) 職員の出張及び時間外勤務に関すること。
(3) 職員の休暇及び私事旅行の許否並びに除服出勤に関すること。
(4) 会議録その他の印刷に関すること。
(5) 議場及び附属建物の使用許否に関すること。
(6) その他軽易な事項の処理に関すること。
第3章 文書の収受及び処理
第1節 収受文書の処理
(文書の受付及び配布)
第9条 事務局に到着した文書の受付及び配布は、次の各号の定めるところによる。
(1) 一般文書は開封の上、文書収発書件名簿(様式第2号)に記載し、収受年月日及び番号を付し議長の閲覧に供しなければならない。ただし、事の軽易なものは、文書件名簿の記載を省略することができる。
(2) 親展文書及び秘密文書は、封緘のまま親展文書配布簿(様式第3号)に記載し、名あて人に交付してその受領印を受けなければならない。
(3) 現金、金券等は金券交付簿(様式第4号)に記載し、名あて人に交付して、その受領印を受けなければならない。
(訴訟、異議申立書等の収受)
第11条 訴訟書、異議申立書その他収受の日時が権利の消長に関係のある文書は、その封皮に「収受の日時」を記入し、取扱者がこれに印を押してその文書に添付しておかなければならない。
第2節 文書の処理
(処理の原則)
第12条 受理した事件は、直ちに調査し、特別の事由があるものを除き、即日処理しなければならない。
2 前項の事件で重要又は異例のものについては、事務局長は、あらかじめ議長の指揮を受けなければならない。
(起案書)
第13条 事務の処理は、起案書(様式第6号)に処理案の標題を書き、理由又は説明を簡単に記述し、関係法令その他参考となる事項を附記し、及び必要に応じて関係書類を添付して議長の決裁を受けなければならない。ただし、議長及び副議長ともに事故があって決裁を受けることができないときは、事務局長が代決することができる。
2 事務局長は、前項の規定により代決した事件については、遅滞なく議長に報告して、追認を受けなければならない。
3 定例的な照会、回報又は軽微な事件を処理するときは、第1項の規定にかかわらず、起案書によらないことができる。
(決裁文書の処理)
第14条 決裁済みの起案書(以下「決裁文書」という。)には決裁年月日を記入し、第19条の規定による記号番号及び年月日を記入しなければならない。
(緊急処理の特例)
第15条 緊急な事件で正規の手続によって起案するいとまがないときは、上司の指示を受け、便宜処理をすることができる。
2 前項の規定により便宜処理した事件は、処理後直ちに正規の手続をとらなければならない。
(発送文書)
第16条 発送を要する文書は、決裁文書の所定欄に発送日を記入する。
(特定文書の取扱い)
第17条 庁内若しくは近くの官公署に送付し、又は直接本人に交付する文書で、特に重要と認められるものは文書送達簿(様式第7号)によって送付し、又は交付して受領印を受けなければならない。
2 速達又は親展等を要する文書は、その文書封皮に「速達」又は「親展」等の表示をして発送しなければならない。
3 金券、有価証券その他これに類する文書又は物件は、書留郵便によって発送しなければならない。ただし、文書送達簿により直接名あて人に送達する場合は、この限りでない。
第4章 公文例式
(文書の様式)
第18条 文書の書式は、別に定めがあるものを除くほか、和歌山県公文例に準ずるものとする。
(文書の記号番号)
第19条 文書には、次の各号の定めるところにより記号番号及び年月日を付けるものとする。
(1) 令達は、令達番号簿(様式第8号)により令達の種類ごとに記号及び番号を付すること。
(2) その他の文書の記号は「か議」とし、文書収発件名簿により番号を付すること。ただし、番号は当該事件の完結するまで同じものを用い、文書の往復回数に従いその番号を付するものとする。
2 前項の番号は、暦年による一連番号とする。
(令達の種類)
第20条 令達の種類は、次のとおりとする。
(1) 規則 地方自治法(昭和22年法律第67号)第120条及び第130条第3項の規定により制定するもの
(2) 達甲 議会の内部又は職員に対して発する指示、命令等で将来例規となるもの
(3) 達乙 議会の内部又は職員に対して発する指示、命令等で一時又は一事件に限って指揮命令するもの
(4) 告示 町内の全部又は一部に公示するもの
(5) 指令 伺、願等に対して指示命令するもの
2 令達文書の記号には「議会名」を冠するものとする。
(発信名義)
第21条 文書の発信名義は、次の各号によるものとする。
(1) 一般文書は、議長の職名及び氏名を用いる。ただし、軽易なものについては、議長の職名又は議会名を用いることができる。
(2) 議会の議決又は委員会条例の規定によって委員会又は委員長名をもって発送する文書は、当該委員又は委員長の職氏名を用いること。
(公印及び契印)
第22条 発送文書には、かつらぎ町議会公印規程(昭和33年議会規程第3号)に規定する「公印」及び「契印」を押さなければならない。
(文書の取扱心得)
第23条 すべての文書は、事務局長の指示を受けなければこれを他人に示し、又は内容を漏らし、若しくはその謄本を他人に与えてはならない。事務局外に持ち出す場合も同じとする。
第5章 文書の整理及び保存
(文書の編集)
第24条 完結した文書は、文書編集類目により当該簿冊に編集しなければならない。
2 簿冊は保存年限別とし、表装を施し、かつ、表紙を付するものとする。
3 簿冊には、文書索引目録を付するものとする。
4 1つの事件の関係文書は、往復の順序に従い、その完結に至るまで順次上から下へ綴じるものとする。
5 2つ以上の編集類目に関する文書は、関連の最も多い方の簿冊に編入しなければならない。
(文書の整理)
第25条 文書の編集は、暦年区分とする。ただし、会計に属する文書については、会計年度区分とする。
(例規の整理)
第26条 「例規」の表示がある通達その他将来の事務処理の基準となる文書は、例規綴に編集し、かつ、常に加除訂正をして現行内容を明確にしておかなければならない。
2 町の条例、規則、規程その他町の事務に関する例規は、「かつらぎ町例規集」として別に編集しなければならない。
(文書の保存)
第27条 文書は、次に掲げる区分によってそれぞれ保存しなければならない。ただし、必要があるときは、議長の決裁を受けて年限を伸縮することができる。
(1) 永久保存のもの
ア 議案原本、議決書及び会議録
イ 令達番号簿
ウ 議員及び委員会名簿
エ 例規となるべき議会の条例、規則、規程及び訓令等、重要な令達
オ 訴訟、訴願等将来の証明のために必要なもの
カ 各種台帳及び重要な図面
キ 議員及び所属委員会委員、並びに職員の進退、賞罰、履歴に関するもの
ク 議会の沿革に関するもの
ケ 重要な統計及び調査資料に関するもの
コ その他、永久保存の必要があると認められる文書及び例証
(2) 10年保存のもの
ア 永久保存以外の文書で重要と認められ、かつ、後年の参照に必要なもの
イ 諸報告、調査書類、資料等で後年の参照に必要なもの
(3) 5年保存のもの
ア 10年保存以外の文書で後年の参照に必要なもの
イ 委員会記録
ウ 会計関係の簿冊
(4) 3年保存のもの
ア 5年保存以外の文書で後年の参照に必要なもの
イ 文書件名簿
(5) 1年保存の文書
前4号以外の文書
2 議会で行った選挙関係書類の保存期間は、その者の在任期間とする。
3 前2項に掲げる保存区分は、かつらぎ町役場文書取扱規程(平成15年かつらぎ町規程第2号)に定める文書分類表の基準による。
(保存年限の起算)
第28条 前条の保存年限は、文書完結の翌年から起算する。ただし、会計年度に属するものは、その翌年度から起算する。
(文書の廃棄)
第29条 保存文書は、議長の決裁を受けて廃棄するものとする。ただし、永久保存の文書については、5年ごとに精査し、保存する必要がないと認めるものは、廃棄することができる。
(文書の手入)
第30条 保存文書は、1年に少なくとも1回は保存室外に出して手入れをし、かつ、適当な方法で防虫の措置をしなければならない。
第6章 補則
第31条 この規程に定めるものを除くほか、事務局の処務及び職員の服務については、町長の事務部局の例による。
附則
1 この規程は、昭和33年8月6日から施行する。
2 当分の間、様式第6号中「副町長」とあるのは「参事」と読み替えるものとする。
附則(昭和51年4月30日議会規程第1号)
この規程は、発令の日から施行する。
附則(昭和59年1月13日議会規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成9年4月15日議会規程第1号)
この規程は、平成9年5月1日から施行する。
附則(平成9年5月20日議会規程第2号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成10年3月27日議会規程第1号)
この規程は、発令の日から施行する。
附則(平成15年3月20日議会規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成19年3月14日議会規程第1号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成26年4月10日議会規程第1号)
この訓令は、発令の日から施行し、平成26年4月1日から適用する。
附則(令和元年10月15日議会規程第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和3年3月11日議会規程第1号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月31日議会規程第2号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
