○かつらぎ町役場文書取扱規程
平成15年2月28日
規程第2号
かつらぎ町役場文書取扱規程(昭和37年規程第3号)の全部を改正する。
第1章 通則
(趣旨)
第1条 かつらぎ町役場における文書の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
(文書の取扱い)
第2条 文書はすべて正確かつ迅速にこれを取り扱い、事務を能率的に処理されるようにしなければならない。
2 すべての事務は、意思を決定される決裁を経て処理されなければならない。
(文書取扱担当者)
第3条 文書事務は、総務課長が総括する。
2 各課長の文書事務を補佐するため、各課に文書主任者を置く。
3 文書主任者は、総務課にあっては庶務の主務者、各課にあっては庶務を取り扱う主務者とし、その課の文書事務のとりまとめについての責に任じ、文書が完結するまでの経過を明らかにしておかなければならない。
(各課文書担当者)
第4条 各課の庶務は、文書事務を担任し、総務課管理係と連絡を密にして各課における文書関係事務を処理するものとする。
(文書の署名)
第5条 文書の署名は、特別の例式あるものを除くほか、町長名を用いなければならない。ただし、かつらぎ町事務決裁規程(昭和51年規程第5号。以下「決裁規程」という。)に定める専決事項については、決裁者名を用いることができる。
(令達番号)
第6条 条例、規則、規程、告示、訓令、庁達、指令等(以下「令達」という。)は総務課管理係において、令達番号簿(様式第1号)により番号を付与する。
(令達の審査)
第7条 令達及びこれに類する重要な令書の原案は、総務課長の審査を受けなければならない。
(文書の分類及び番号)
第8条 文書の整理の分類は、別に定める。
2 文書整理番号は、「か」の表示に次記し、完結するまで同一番号を用いる。
(必要な簿冊等)
第9条 総務課管理係に次の簿冊を備える。
(1) 令達番号簿(様式第1号)
(2) 金券受付簿(様式第2号)
(3) 金券収受送達簿(様式第3号)
(4) 親展文書受付簿(様式第4号)
(5) 電報送受信票(様式第5号)
(6) 書留等受付簿(様式第6号)
(7) 料金後納郵便物差出票(様式第7号)
(文書の管理方法)
第10条 かつらぎ町役場における文書の管理は、電算機を用いて、受付担当課、保管場所及び保存内容等を明らかにすることとする。
第2章 文書の収受
(文書の収受及び配付)
第11条 収受すべき文書及び郵便又は民間業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便は、総務課管理係で受け、内容別に区分し、次の各項により取り扱う。
2 金券、有価証券(以下「金券等」という。)の取扱いは、次の各号による。
(1) 金券等は、金券受付簿に所要事項を記載の上、会計課に送達し、受領印を受けなければならない。
(2) 謄抄本交付申請及び諸証明交付申請等の郵送による金券(現金切手等を含む。)は、金券収受送達簿に所要事項を記載の上、担当課に送達し、受領印を受けなければならない。
3 「親展」又は「秘」の表示あるもの又はこれに類すると認められる文書(以下「親展文書」という。)は、開封しないで封筒表面に受付印(様式第8号)を押し、親展文書受付簿に所要事項を記載する。
4 書留、配達証明等の特殊取扱郵便物は、書留等受付簿に所要事項を記載し、受領印を徴して、担当課に配付する。
5 電報(親展電報を除く。)は、電報送受信票に記載し、直接主管課に手交する。
(1) 収受した文書は、受付査閲版(様式第9号)を押し、文書件名、発信元及び担当課を入力する。
(2) 前号の文書は、担当課へ配布する。担当課は、内容確認のうえ受領内容を入力する。
(3) 処理を完結した文書は、文書簿冊名、保存年数及び保存場所を入力する。
(4) 軽易な文書、図書、雑誌等は、受付印を押すのみで入力はしないものとする。
(5) 文書のうち、その受理の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるもの又は異議の申立てその他その処理について特に期限のあるものについては、その文書整理番号に期間を朱記し、文書受付者の証印を押さなければならない。
(6) 文書整理番号は、月日、受付順位の7文字方式により付する。
7 各課において直接に受領した文書又は職員が出張先等で受領した文書は、速やかに総務課管理係に回付しなければならない。
8 勤務時間外に到達した文書は、別に定める緊急の処理を必要とするものを除き、すべて総務課管理係に引き継がなければならない。
(受付を要しない文書)
第12条 収受すべき文書中、住民基本台帳に関する諸届、諸願書、諸通知については、総務課管理係で受付又は登録の業務を行わない。
(受付の際の事故文書の処理)
第13条 料金の未納又は不足の文書、物件は、官公庁から発送したものその他必要と認めるものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。
2 誤って送られて来た文書があった場合は、総務課管理係において、正当な宛先に転送しなければならない。
(文書の配付)
第14条 第11条各項の規定により受け付けられた文書(以下「受付文書」という。)は、当日中に各課、室、局(以下「課」という。)の文書主任者に配付(以下「配付文書」という。)するものとする。
(親展文書の取扱い)
第15条 親展文書は、配付文書とは別に、受領印を徴し、宛名人に直接手渡さなければならない。
2 書留扱いになっている親展文書は、親展文書受付簿に受取人の受領印を受けなければならない。
第3章 文書の処理
(一般文書の取扱い)
第16条 事務担当者は、配付を受けた文書は収受を入力する。
(配付文書の誤処理)
第17条 配付文書中、誤って他課の文書が配付された場合には速やかに総務課管理係に連絡し、返付しなければならない。
(文書処理の指示)
第18条 各課長は文書を査閲し、次の各号により処理に必要な指示をしなければならない。
(1) 処理に必要な担当者への明確な指示
(2) 回答の要、不要の指示
2 各課長は、常にその課における懸案文書(受信文書で処理の終わらない文書、立案又は処理中の文書若しくは未決文書をいう。)について所定のファイリングキャビネットで保管し、常に文書の処理状況について注意して処理の促進を図らなければならない。
3 各課の完結した文書は、1年間事務室に保管し、年度終了後速やかに総務課管理係に引き継がなければならない。
4 事務担当者は、収受した文書以外の文書の必要事項を入力するとともに、毎年度終了後速やかに総務課管理係へ引き継ぐものとする。
(文書処理期限)
第19条 文書は原則として、5日以内に処理しなければならない。
(文書の緊急処理)
第20条 配付文書中、緊急を要するもので、町長の指示によらなければならないもの又は重要な事項と認められるものは、その文書を携行の上、課長自ら町長の指示を受けなければならない。この場合、必要に応じ業務担当者を同席させることができる。
(処理期日の例外)
第21条 回答を要する文書又は文書処理上、資料収集に相当期日を要するものと課長が認めた場合は、第19条に定める日数を延長することができる。
(処理期日の延長)
第22条 担当者は、期日内に処理することが困難と認められるものは、課長の承認を得て期間を延長することができる。
第4章 起案
(起案心得)
第23条 事務の処理は、文書によることを原則とし、起案者は、次の各号により作成しなければならない。
(1) 起案、報告、復命等はすべて伺書(様式第11号)を使用するものとする。
(2) 1事案毎に作成し、件名は起案の要旨を簡明にする。
(3) 1事案において経費を伴う場合は、事案と経費に分けて歳出予算科目及び予算残額を記入しなければならない。
(4) 用語及び用字については、原則として口語体、常用漢字を用い、仮名遣いによらなければならない。
(5) 参考となるべき書類があるときは、これを伺書に添付し、又は参考条文、参照事項を抜書する等、努めて起案内容を明確にしなければならない。
(6) 伺書の記入は、2行記載1行空欄を繰り返し、第38条第1項の規定による校正を容易ならしめるようにしなければならない。
(7) 電報の起案は、電報送受信票(様式第5号)により行い、簡明を旨とし、余白に総字数を記入しなければならない。
第24条 削除
(機密伺書の取扱い)
第25条 機密に属する起案文書は、課長又は事務担当者の持回りを原則とし、総務課管理係は、常にその取扱いに注意しなければならない。
(緊急伺書の取扱い)
第26条 起案した文書で、緊急処理を要するものについては、「伺書」の下に朱線を引き、その旨を明らかにしなければならない。
(1) 軽易な事項は配付文書で余白に、処分案を朱記して処理する。
(2) 経由文書で副申を要しないものは、主管課においてあらかじめ処理要領を定め、決裁規程の規定により処理する。
(保存年数の記入)
第28条 起案者は、その伺書に別に定める分類番号及び保存年数を記入しなければならない。
2 課長は文書査閲に際し、常に前項の期限につき、その適否を検討確認し、文書保存に留意しなければならない。
(決裁区分)
第29条 伺書には、次により、その決裁区分を表示し、区分により決裁欄の空白を斜線で抹消する。
甲 町長の決裁を要するもの
乙 副町長の専決事項に属するもの
丙 関係課長の専決事項に属するもの
(起案者の署名、押印)
第30条 起案者は、所定の欄に署名し、認印を押さなければならない。
(分類番号)
第31条 起案者は、次の各号により、別に定める文書分類番号を記入しなければならない。
(1) 配付文書により回答を要する伺書は、配付文書と同一分類番号とする。
(2) 新たに発生する事務の伺書は、配付文書の取扱いに準じて行う。
(会議等の起案)
第32条 会議、説明会等の招集伺書はその会議に必要な議案又は説明書も併せて起案しなければならない。
第5章 合議及び供覧
(合議)
第33条 配付文書及び起案文書は、速やかに関係者の合議に付するとともに職制段階を経て、その決裁を受けなければならない。関係他課等に対する合議もまた同様とする。
2 課内合議は、課員2人以上の合議を受けることを原則とする。
第34条 内容が、他課等に関係のある文書は、関係課を表示の上課外合議をするものとする。
2 合議を求められた課は、意見があれば、担当課と協議し、なお意見が一致しないときは、速やかに上司の指示を受けるものとする。この場合、事情により直ちに決定し難いときは、その旨を連絡し、原則として1日以内に処理しなければならない。
3 合議済の原案を廃棄するときは、伺書作成課において合議した課にその旨を連絡しなければならない。
4 合議した案件が決裁の主旨と異るときは、関係課に再回付しなければならない。
(同時合議)
第35条 事案が複雑で緊急を要し、かつ、合議課が多い場合は、前条の規定にかかわらず、課内の意見を調整した後、関係課長に同時合議を要請し、会議を行って合議することができる。
2 同時合議を受けた課は、原則として1日以内に課内の意見を調整し、意見ある場合は意見書を付して、同時合議要求課に必要な修正を求める。
3 前項の場合において、意見が異なるときは、同時合議要求課において、合議先の意見を調整し、再び合議しなければならない。
(供覧)
第36条 文書のうち、処理を要しないもの又は供覧の必要あるものは、「供覧」の表示をなし、関係者の閲覧に供さなければならない。
第37条 削除
(校正)
第38条 課において処理された文書(以下「決裁文書」という。)は、発送文書とその他の文書に区分する。課長は発送文書について、次の各号に重点をおき、校正を行わなければならない。ただし、校正を行うことにより、文意をかえてはならない。
(1) 文体について
(2) 用語について
(3) 用字について
2 前項の規定により訂正すべき個所が多くある場合は、起案者に返付し、再提出させなければならない。
(決裁文書の処理)
第39条 決裁文書は、担当課において速やかに業務の執行又は文書を処理し、完了の後は、分類番号を付して、適正に管理するものとする。
第6章 文書の発送
(発送)
第40条 文書の発信者名は、第5条の規定を準用する。
(発送日時)
第41条 文書の発送月日は、原則として発送する月日とする。ただし、特に月日を指定する必要があるものは、その月日とすることができる。
(発送番号)
第42条 発送文書の発送番号は、第11条第7項第6号に規定する文書整理番号の一連番号を付する。
(公印の押印等)
第43条 発送文書には、決裁文書(原議)と契印するとともに、公印を総務課上席職員が押印する。ただし、上席職員が不在の場合は、次席職員が代行する。
2 軽易な文書にあっては、前項の規定にかかわらず、公印の押印を省略することができる。
(発送手続)
第44条 総務課管理係は、郵送するものについては各課別に整理し、料金後納郵便物差出票に記入の上、発送する。ただし、軽易で多量の文書の発送にあっては、総務課長と発送要求課と協議の上、発送要求課において適当な配慮をするものとする。
第45条 削除
第7章 文書の整理保管
(保管)
第46条 文書は、第8条第1項に定める分類番号により総務課管理係で整理保管する。
(保存年数及び種別)
第48条 法令、例規等に特別の定めがあるものを除くほか、保存年数は別に定める。文書は文書分類表に従い、保存しなければならない。
(保存年次及び期間の起算並びに編さん)
第49条 文書の編さんは、会計年度をもって区分し、保存期間は、文書の完結した翌年度から起算する。ただし、町議会の会議録、議案、議決書にあっては暦年とすることができる。
(文書の編さん)
第50条 業務担当者は、文書を文書分類表に基づき編さんし、その背表紙に文書分類番号、文書題名(又は編さんの題目名)、年度、保存年限を記入するものとする。
2 編さんの区分は、文書名を基準とする。
3 各課文書主任者は前2項の規定に準じて編さんした文書を総務課長に引き継がなければならない。
(編さんの特例)
第51条 完結文書のうち、同一事件で数年にわたるものがあるときは、業務担当者の申出により担当課で継続保管しなければならない。この場合、事件を終結したとき業務担当者は速やかに前条の規定により処理するものとする。
2 完結文書が、容量ぼう大又は文書の大きさを異にする等のため編さんが著しく困難な場合は適宜、分冊することができる。
(書庫保管)
第52条 編さんされた文書は、廃棄年度別に文書保存箱に格納し、箱内簿冊一覧(様式第13号)を付して保存期間中文書書庫(以下「書庫」という。)に保管しなければならない。
2 書庫は、総務課長が管理する。
3 書庫内は常に整頓と清潔を保ち、湿気及び火気については、特別の配慮がなされなければならない。
4 退庁時間後の書庫の鍵は、総務課長が保管する。
(文書の貸出し)
第53条 書庫の保管文書を借りようとする者は、閲覧・貸出票(様式第14号)に所要事項を記入し、総務課管理係に申し出なければならない。ただし、ファイル中の文書は別に定める。
2 総務課管理係は閲覧・貸出票に認印を押し、貸出しするものとする。
3 文書貸出しの期限は、10日以内とする。ただし、特別の事由により長期貸出しを必要とするものについては、閲覧・貸出票にその旨を記入し、総務課長の承認を受けなければならない。
4 貸出し時間は、午前9時及び午後2時とする。ただし、特別の事由がある場合は、この限りでない。
(庁外持出の禁止及び閲覧)
第54条 文書は、庁外に持ち出すことができない。ただし、やむを得ない事情により、あらかじめ総務課長の許可を受けたときは、この限りでない。
2 外部の者には、町長の許可がなければ文書を閲覧させ謄写させ、又は携出させることができない。
(文書の廃棄)
第55条 文書の廃棄は、各課で行ってはならない。
第56条 保存期間満了の文書は、総務課管理係において、主管課と合議の上、廃棄処分するものとする。この場合、廃棄文書の印章等、他に盗、転用されるおそれのあるもの及び機密を要するものは、塗りつぶす等、適当な処理をしなければならない。
(廃棄年度の延長)
第57条 廃棄に際し、主管課において更に保存年限を延長する必要があるものについては、課長の認可を得て、新たに廃棄年度を付し、当該保管年度へ移管するものとする。
(廃棄文書の処分)
第58条 総務課は、廃棄年度を経過した文書について担当課の確認を受けた後、処分するものとする。
2 担当課がなお保存を必要と認めた文書は、新たに廃棄年度を付する。
第8章 文書伝達
(口頭又は電話受付)
第59条 口頭又は電話による業務連絡及び通知を受けた場合は、口頭のみによる伝達を禁ずる。
2 口頭又は電話で、業務を受けた場合には、必ず禁口伝票(様式第15号)に所要事項を記入し、その受付者が認印を押し、業務担当者に回付しなければならない。
3 回付を受けた業務担当者は、第12条に規定するものを除き、一般文書とみなし、総務課管理係に回付しなければならない。
4 禁口伝票で一般文書の取扱いを受けたものは、受付文書として、これを処理する。
5 原則として口頭による業務上の指示又は連絡を廃止し、軽易な指示、連絡はすべて禁口伝票により行うものとする。
第9章 補則
(文書の発表)
第60条 文書は、すべて上司の許可を得なければ、これを他人に示し、又はその写しを交付することができない。
(総務課長への委任)
第61条 この規程の施行に関し必要な事項は、総務課長が定める。
附則
この規程は、発令の日から施行する。
附則(平成15年12月26日規程第18号)
この規程は、平成16年1月1日から施行する。
附則(平成17年9月30日規程第12号)
この規程は、平成17年10月1日から施行する。
附則(平成17年9月30日規程第18号)
この規程は、平成17年10月1日から施行する。
附則(平成19年3月22日規程第5号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成21年1月20日規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成26年4月1日訓令甲第5号)
この訓令は、発令の日から施行する。
附則(平成30年3月26日訓令甲第11号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和元年10月15日訓令甲第18号)
この訓令は、発令の日から施行する。
附則(令和元年11月11日訓令甲第23号)
この訓令は、発令の日から施行する。
附則(令和2年3月16日訓令甲第5号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和4年12月5日訓令甲第16号)
この訓令は、令和4年12月6日から施行する。
様式第10号 削除
