○かつらぎ町電子計算組織管理運営規程
平成14年10月30日
規程第9号
(趣旨)
第1条 この規程は、行政事務の効率化を図るために電子計算組織を利用するに当たり、適正な管理運営及び個人情報の保護に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 電子計算組織 定められた一連の処理手順に従って自動的に事務を処理する電子的機器の組織をいう。
(2) 電算処理 電子計算組織を利用して行われる情報の入力、蓄積、加工、修正、更新、検索、消去、出力その他これらに類する処理をいう。
(3) 磁気記録 電算処理に係る磁気テープ、磁気ディスク、光磁気ディスク、その他の媒体に記録されているものをいう。
(4) データ 電算処理に係る入出力帳票及び磁気記録をいう。
(5) 個人情報 個人に関する情報で、当該個人を識別することができるものをいう。
(6) 本体等 電子計算組織のうち、中央処理装置、外部記録装置、入出力装置その他の周辺装置をいう。
(7) 仕様書等 システム設計書、プログラム仕様書、操作手引書その他の電算処理に関する取扱要領をいう。
(8) 電算室 本体等が設置され、磁気記録及び仕様書等を集中的に保管する場所をいう。
(9) 端末装置 電子計算組織のうち、本体等と通信回線で接続されている入出力装置をいう。
(10) マスターファイル 長期間にわたって使用されたり保管されるもので、台帳的又は原本的な性格の強いファイルをいう。
(11) 業務主管課長 電算処理に係る業務を主管する課等の長をいう。
(12) 情報管理課長 それぞれの情報を管理する課等の長をいう。
(13) グループウェア 庁内の情報伝達の迅速化及び効率化並びに情報の共有化を図るための電子計算組織及びその機能の総称
(14) 電子回議 電算処理により、事務に必要な承認又は合議の行為を、電子的な承認をもって意思決定することをいう。
(電算業務総括管理者)
第3条 電算処理業務を総合的に管理するため、電算業務総括管理者(以下「総括管理者」という。)を置き、副町長をもって充てる。
2 副町長不在の場合は、管財情報課長がその職務を代行する。
(電算管理者)
第4条 総括管理者の職務を補佐し、電算処理業務を適正に運営するため、電算管理者を置き、管財情報課長をもって充てる。
2 電算管理者は、次の各号に掲げる事務を所掌する。
(1) 本体等及びデータの管理に関すること。
(2) 電算処理業務の開発、変更及び調整に関すること。
(3) 電子計算組織の導入、増設、更新及び調整に関すること。
(4) 電算処理委託業務の調整に関すること。
(5) その他電子計算組織の管理運営上必要な事項
(業務主管課長の職務)
第5条 業務主管課長は、次の各号に掲げる事務を所掌する。
(1) 主管する電算処理業務の管理及びデータの保護に関すること。
(2) 端末装置の管理に関すること。
(3) 端末機取扱者を指定したときは、パスワード登録・資格変更依頼書(様式第1号)により電算管理者に申し出なければならない。
(従事者の責務)
第6条 電算処理に従事する職員は、データの漏えい、改ざん、き損その他の事故防止に万全の注意を払い、常に事務の効率化及び処理の正確化に努めるとともに情報及び個人情報の処理及び保管に当たっては、秘密の漏えい等の防止に努めなければならない。
(個人情報に関する記録の制限)
第7条 電子計算組織に記録する個人情報は、適正かつ公正に収集されたもので、町の機関が所掌する事務(以下「処理事務」という。)を処理するために必要かつ最小限のものとする。
2 次の各号に掲げる事項は、電子計算組織に記録してはならない。
(1) 思想、信条及び宗教に関する事項
(2) 人種及び不当な社会的差別の原因となるべき社会的身分に関する事項
(3) 犯罪に関する事項
(4) 前各号に定めるもののほか、個人の秘密が不当に侵害されるおそれがあると認められる事項
(個人情報の利用又は提供の制限)
第8条 個人情報の利用又は提供に当たっては、情報管理課長の承認を得なければならない。
2 情報管理課長は、電子計算組織に記録している個人情報を処理事務の範囲を超えて利用し、又は提供してはならない。
(1) 本人の同意がある場合又は個人情報の本人に提供する場合
(2) 法令又は他の条例に定めがある場合
(3) 個人の生命、安全又は財産を保護するため緊急を要する場合
(4) 公表することを目的として作成し、又は取得した場合
(5) 目的外利用をする場合又は国、他の地方公共団体若しくは他の実施機関へ外部提供をする場合において、当該個人情報を使用することに相当の理由があり、かつ、本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められる場合
2 町は、前項の規定により外部提供をする場合において必要があると認めるときは、当該外部提供を受けるものに対し、提供する個人情報について、その使用目的若しくは使用方法の制限その他必要な制限を付し、又はその適切な取扱いのため必要な措置を講ずることを求めるものとする。
(電算処理の委託)
第10条 次の各号の1に該当する場合は、電算処理に係る事務を外部へ委託して処理することができる。
(1) 本町の電子計算組織では処理できない場合
(2) 委託処理することが効果的であると認められる場合
(3) その他町長が特に必要と認めた場合
2 電算委託業務の契約に当たっては、次の各号に掲げる事項を明確にしなければならない。
(1) 機密保持に関する事項
(2) 目的外使用及び第三者への提供の禁止に関する事項
(3) 複写及び複製の禁止に関する事項
(4) 事故発生時における報告義務に関する事項
(5) 前各号に違反した場合における契約解除等の措置及び損害賠償に関する事項
(電子計算組織の運用時間)
第11条 電子計算組織の運用時間は、午前8時30分から午後5時15分まで(かつらぎ町の休日を定める条例(平成2年かつらぎ町条例第7号)第1条第1項に規定する町の休日を除く。以下「執務時間」という。)とする。
2 前項の規定にかかわらず、電算管理者が必要と認めたときは、執務時間以外の時間(以下「時間外」という。)に電子計算組織を運用することができる。
3 業務主管課長は、時間外に電子計算組織を運用する必要が生じたときは、あらかじめ電算管理者に操作時間延長願(様式第3号)を提出し承認を得なければならない。
(本体等の操作)
第12条 業務主管課長は、本体等を使用するときは、事前に電算管理者の承認を得なければならない。
(操作の制限)
第13条 電算管理者は、個人情報に係る電算処理に従事する職員に対し、職員番号及びパスワード(以下「パスワード等」という。)を付与するものとする。
2 職員は、前項の規定により付与されたパスワード等を他に漏らしてはならない。
(データ等の管理)
第14条 電算管理者は、データの授受及び保管について必要な確認措置を講ずるとともに、磁気記録のうちマスターファイルその他重要なものについて、その復元に備える措置を講じなければならない。
2 業務主管課長は、入出力帳票(電磁データを含む。)の授受及び保管について必要な措置を講ずるとともに、処理後は、直ちに所定の場所へ保管し、又は不要となった場合は速やかに廃棄の措置を講じなければならない。
3 磁気記録を保管場所から持ち出し、又は保管場所へ収納しようとするときは、電算管理者の承認を得なければならない。
(電算処理に関する協議)
第15条 業務主管課長は、新たに電算処理をしようとするとき、又は電算処理の内容を変更しようとするときは、電算管理者に協議し、町長の承認を得なければならない。
2 前項の場合において他の所属が所管する事務のデータを使用し、資料を作成しようとする時は、あらかじめそれを所管する情報管理課長の承認を得なければならない。
(保安措置)
第17条 電算管理者は、電算室及び磁気記録の保管設備には、火災その他の災害及び盗難に備え、必要な保安措置を講じなければならない。
(電算室の管理)
第18条 電算管理者は、電算室へ所属職員以外の者が入室を申し出たときは、次に掲げる者であることを確認の上入室させることができる。
(1) 業務主管課の職員で電子計算機による処理を行う必要があると認められる者
(2) 保守、点検及びシステムの開発等を行う者で電子計算機の運用上必要と認められる者
(3) 機器の操作に係る説明を受ける者
2 電算室の入室を許可された者は、電算室入退室記録簿(様式第6号)に必要事項を記入しなければならない。ただし、電算管理者が特に承認した者については、同記録簿の記入を省略することができる。
3 電算管理者は、入室を認めた場合、必要に応じて所属職員を立ち会わせることができる。
(電子計算組織の結合の制限)
第19条 町は、個人情報について、町の電子計算組織と国又は他の地方公共団体その他町以外のものの電子計算組織との通信回線による結合を行ってはならない。
(システム停止時の対応)
第20条 電子計算機の処理機能が停止したときの住民サービス低下を防止するため、住民福祉課、税務課及び健康推進課にダウン時対応班(以下「対応班」という。)を設置する。
2 対応班に班長及び必要な職員を置く。
3 班長は、課の長をもって充てる。
4 班長は、対応班の職員を指揮監督する。
(電子計算組織運営委員会)
第21条 次の各号に掲げる事項を調査審議するため、かつらぎ町電子計算組織運営委員会(以下「委員会」という。)を設置する。
(1) 電子計算組織の長期利用計画に関すること。
(2) 個人情報の保護に関すること。
(3) 電子計算組織の総合調整に関すること。
(4) その他電算処理の推進に関すること。
2 委員会は、別表役職をもって組織する。
3 委員長は、副町長をもって充て、副委員長は、管財情報課長をもって充てる。
4 副委員長は委員長を補佐し、委員長に事故があるとき、又は委員長が欠けたときは委員長の職務を代理する。
5 委員会の庶務は、電算主管課において処理する。
6 前各項に定めるもののほか、委員会の組織及び運営に関し必要な事項は委員会で定める。
(委任)
第22条 この規程に定めるもののほか、電子計算組織の運用管理に関し必要な事項は、別に定めるものとする。
附則
1 この規程は、平成14年10月30日から施行する。
2 この規程により作成するとされている文書等については、当該文書等に記録すべき事項をグループウェアに登録した磁気記録をもって代えることができる。
3 この規程により承認すべき依頼等については、電子回議によって承認したこととみなす。
附則(平成18年2月10日規程第4号)
この規程は、発令の日から施行する。
附則(平成18年11月2日規程第20号)
この規程は、発令の日から施行する。
附則(平成19年3月22日規程第5号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日規程第6号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年8月23日規程第12号)
この規程は、発令の日から施行する。
附則(平成30年3月13日訓令甲第8号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和元年10月15日訓令甲第18号)
この訓令は、発令の日から施行する。
附則(令和2年10月30日訓令甲第23号)
この訓令は、発令の日から施行する。
附則(令和4年3月31日訓令甲第1号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和4年12月5日訓令甲第16号)
この訓令は、令和4年12月6日から施行する。
別表(第21条第2項関係)
副町長 |
管財情報課長 |
総務課長 |
税務課長 |
健康推進課長 |
住民福祉課長 |
会計課長 |
