○かつらぎ町戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
令和7年6月17日
訓令甲第16号
庁内一般
各出先機関
(目的)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に定めるもののほか、戸籍事務担当課における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、データ保護の適正な運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバ及び戸籍事務担当課に設置した戸籍専用端末により戸籍事務、附票事務及び人口動態調査等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱う入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイルその他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(5) 戸籍情報システム事業者 戸籍情報システムの保守及び管理を行う事業者をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、戸籍事務担当課長をもってこれに充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、町長に報告しなければならない。
(端末装置等取扱責任者の設置)
第6条 保護管理者は、端末装置の管理及び適正な運用を図るため、保護管理者を補佐する者として端末装置等取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、保護管理者が指定する者をもって充てる。
(戸籍データ保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 出力された戸籍データは、不要となった時点で速やかに裁断等により復元不可能な処理を施したうえで処分しなければならない。
4 戸籍データは、法令その他条例に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等には格納した記録内容が分かるようラベルで明示するなど適正な管理をすること。
(3) 磁気ディスク等の受払及び管理に関しては、ラベルの名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(4) 磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
2 戸籍情報システム事業者は、磁気ディスク等を次に掲げる方法より適正に管理しなければならない。
(1) 外部認証のPCIDSSを取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスを利用することにより、適切に磁気ディスク等を管理し、及び戸籍データの漏えいを防止すること。
(2) 定期的に認証取得状況を確認すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第11条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID及びパスワードを設定し付与しなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
3 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに関する履歴を、常時記録、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、緊急時の体制として、戸籍情報システム事業者から即時に保護管理者に連絡され、対応を協議する体制を設けなければならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第12条 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で、許可された操作者へID及びパスワードを設定し付与しなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
3 保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可するものとする。
4 保護管理者は、戸籍データアクセスに関する履歴を常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、利用状況を確認しなければならない。
5 保護管理者は、緊急時の体制として、戸籍情報システム事業者から即時に保護管理者に連絡され、対応を協議する体制を設けなければならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第13条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し付与しなければならない。
2 戸籍情報システムのアクセス履歴を常時記録し、利用状況については保護管理者が必要に応じて確認しなければならない。
(アクセス権限の漏洩防止の措置)
第14条 戸籍サーバ、戸籍データ又は戸籍情報システムの各々にアクセスするためのID及びパスワードを付与された者は、ID及びパスワードが他者に漏れることがないよう適切に管理運用しなければならない。
2 保護管理者は、ID及びパスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に保管しなければならない。
3 保護管理者は、ID及びパスワードを当該付与者以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、自己のID及びパスワードを他人に漏らしてはならない。
5 戸籍情報システム事業者は、ID及びパスワードを正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第15条 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し必要に応じて次の事項を請求し、取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍サーバの使用状況
(2) 戸籍データの使用状況
2 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍データの使用状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末装置の操作)
第16条 端末装置の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 取扱職員は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合を除き端末装置の操作及び検索を行ってはならない。
(機器、ソフト等の保管)
第17条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため戸籍情報システムに係る機器、ソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第18条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚及びシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育及び訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後に研修を実施しなければならない。この場合において、新任の取扱職員については配属後できるだけ早い時期に実施しなければならない。
(会議)
第19条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、戸籍事務担当課において処理する。
附則
この訓令は、令和7年11月1日から施行する。