○かつらぎ町個人情報の取扱いに関する管理規程
令和7年3月31日
訓令甲第6号
庁中一般
各出先機関
(趣旨)
第1条 この訓令は、実施機関における保有個人情報(特定個人情報を除く。以下同じ。)の漏えい、滅失、毀損等(以下「漏えい等」という。)の防止その他の適切な管理のための措置を講ずるに当たり遵守すべき行為、判断等の基準その他必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令における用語の意義は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第2条及びかつらぎ町個人情報の保護に関する法律施行条例(令和4年かつらぎ町条例第28号。以下「条例」という。)第2条の定めるところによる。
(総括保護管理者)
第3条 実施機関における全ての保有個人情報の管理に関する事務を総括させるために、総括保護管理者を置く。
2 総括保護管理者は、副町長をもって充てる。
(保護管理者)
第4条 保有個人情報を取り扱う各課室等に、保護管理者を1人置く。
2 保護管理者は、各課室等の長又はこれに代わる者をもって充てる。
3 保護管理者は、各課室等の保有個人情報の適切な管理を確保する任に当たる。
4 保護管理者は、所掌する事務に従事する職員が取り扱う保有個人情報の範囲を指定し、必要な監督を行う。
(保護担当者)
第5条 保有個人情報を取り扱う各課室等に、当該課室等の保護管理者が指定する保護担当者を置く。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、各課室等における保有個人情報の管理に関する事務を担当する。
(監査責任者)
第6条 保有個人情報の管理状況についての監査をさせるために、監査責任者を置く。
2 監査責任者は、総務課長をもって充てる。
(システム管理者)
第7条 情報システムを管理するため、システム管理者を置く。
2 システム管理者は、企画公室長をもって充てる。
3 システム管理者は、保有個人情報のうち情報システムで取り扱うものについて、安全の確保に必要な措置を講ずる。
(育研修)
第8条 総括保護管理者は、保有個人情報を取り扱う事務に従事する職員に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のため、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各課室等における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を定期的に実施する。
4 保護管理者は、保有個人情報の適切な管理のために、前項の教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
(職員の責務)
第9条 職員は、個人情報保護法の趣旨に則り、関連する法令及びこの訓令等の定め並びに総括保護管理者及び保護管理者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
(アクセス制限)
第10条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員及びその権限の内容を、その利用目的を達成するために必要最小限の範囲に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第11条 職員が、業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、その目的の範囲を超えて行ってはならない。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への持出し又は送付
(4) その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第12条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正を行う。
(媒体の管理等)
第13条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。
2 職員は、保有個人情報が記録されている媒体を外部へ送付し、又は持ち出す場合には、原則としてパスワード等を使用する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
(誤送付等の防止)
第14条 職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付、ウェブサイトへの誤掲載等を防止するため、個別の事務・事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずる。
(廃棄等)
第15条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報を復元若しくは判読が不可能な方法により削除又は廃棄を行わなければならない。
2 前項の削除又は廃棄処理を委託により行う場合は、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認する。
(取扱状況の記録)
第16条 保護管理者は、保有個人情報の取扱状況を確認するため、当該保有個人情報の利用、保管等の取扱状況について記録する。
(外的環境の把握)
第17条 保有個人情報が、外国において取り扱われる場合は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要な措置を講ずる。
2 システム管理者は、前項の措置を講ずる場合にはパスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の秘密保持のために必要な措置を講ずる。
(アクセス記録)
第19条 システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期に分析するために必要な措置を講ずる。
2 システム管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。
3 システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のため、監査機能の設定、当該機能の定期的確認等の必要な措置を講ずる。
(アクセス状況の監視)
第20条 システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセス監視のため、情報システムに不正な侵入又は利用があった場合に探知等できるよう適切な対策を講ずる。
(管理者権限の設定)
第21条 システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第22条 システム管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォール等の設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(不正プログラムによる情報漏えい等の防止)
第23条 システム管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の情報漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずる。
(情報システムにおける保有個人情報の処理)
第24条 職員は、保有個人情報について一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り行うものとし、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。
2 保護管理者は、前項の保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時消去等の実施状況を重点的に確認する。
(暗号化)
第25条 システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずる。
2 職員は、前項の規定を踏まえ、その処理する保有個人情報について、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行う。
(入力情報の照合等)
第26条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行う。
(バックアップ)
第27条 システム管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第28条 システム管理者又は保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
第29条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(端末の盗難防止等)
第30条 システム管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、必要な措置を講ずる。
2 職員は、保護管理者が必要であると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第31条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(記録機能を有する機器又は媒体の接続制限)
第32条 システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
(入退管理)
第33条 システム管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「サーバ室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。
2 システム管理者は、必要があると認めるときは、サーバ室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
3 システム管理者は、サーバ室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能の設定、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(サーバ室等の管理)
第34条 システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、サーバ室等に施錠装置の設置等の措置を講ずる。
2 システム管理者は、災害等に備え、サーバ室等に耐震等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
(保有個人情報の提供)
第35条 実施機関は、当該実施機関以外の者に保有個人情報を提供する場合には、次に掲げる措置を行うものとする。
(1) 原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面(電磁的記録を含む。)を取り交わすこと。
(2) 安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認し、その結果を記録するとともに、改善要求等を行うこと。
(3) 漏えい等による被害発生のおそれを低減する観点から、提供先の利用目的、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずること。
(業務の委託等)
第36条 個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報を適切に管理する能力を有しない者を選定することがないよう必要な措置を講ずる。
2 実施機関は、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
(1) 個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の消去及び個人情報が記録されている媒体の返却に関する事項
3 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
4 前項に規定する場合において、委託先に、町が果たすべき安全管理措置と同等の措置を講じさせるとともに、保護管理者は、委託する業務で取り扱う保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量等に応じて、作業の管理体制及び実施体制並びに保有個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上、原則として実地検査により確認する。
5 保有個人情報を業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のおそれを低減する観点から、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずる。
(再委託等の場合の措置)
第37条 保護管理者は、委託先が保有個人情報の取扱いに係る業務を再委託する場合には、委託先において再委託先に、町が果たすべき安全管理措置と同等の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先又は自らが前条第3項に規定する措置を実施する。
2 前項の規定は、保有個人情報の取扱いに係る業務について、再委託先が再々委託を行う場合以降に準用する。
(派遣労働者への措置)
第38条 保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
(事案の報告及び再発防止措置)
第39条 保有個人情報の漏えい等安全管理の上で問題となる事案又はその発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者にその旨を報告し、外部からの不正アクセス又は不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行うものとする。
2 保護管理者は、前項の規定により職員から報告を受けたときは、直ちに総括保護管理者に報告するとともに、事案の発生した経緯、被害状況等を調査するものとする。
3 総括保護管理者は、前項による報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を町長に速やかに報告する。
4 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している部署に再発防止措置を共有する。
(個人情報保護法に基づく報告及び通知)
第40条 町長は、個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人に対する通知を要する場合には、個人情報の保護に関する法律施行規則(平成28年個人情報保護委員会規則第3号)第44条及び第45条に基づき、個人情報保護委員会への報告及び本人に対する通知を行わなければならない。
2 町長は、個人情報保護法第68条第1項の規定による委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、当該事案に係る保有個人情報の本人への連絡等の必要な措置を講じなければならない。
(公表等)
第41条 総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずる。
(監査)
第42条 監査責任者は、保有個人情報の適切な管理を検証するため、定期に又は必要に応じ監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。この場合において、監査責任者が必要と認めたときは、監査責任者が指名する職員に監査に必要な事務を行わせることができる。
(点検)
第43条 保護管理者は、各課等における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は必要に応じ点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。
(評価及び見直し)
第44条 総括保護管理者及び保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
(その他)
第45条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この訓令は、令和7年4月1日から施行する。