○かつらぎ町特定個人情報の取扱いに関する管理規程
平成29年7月11日
訓令甲第11号
庁中一般
各出先機関
(目的)
第1条 この訓令は、かつらぎ町の保有する個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適切な管理に必要な事項を定めることにより、町の行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。
(適用の範囲)
第2条 特定個人情報等及び特定個人情報ファイルの取扱いは、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)及びこの訓令の定めるところによる。
(定義)
第3条 この訓令における用語の意義は、個人情報保護法第2条、かつらぎ町個人情報の保護に関する法律施行条例(令和4年かつらぎ町条例第28号)第2条及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条の定めるところによる。
(総括保護管理者)
第4条 特定個人情報等の管理に関する事務を総括させるために、総括保護管理者を置く。
2 総括保護管理者は、副町長をもって充てる。
(保護責任者)
第5条 特定個人情報等を取り扱う各課室等に、保護責任者を1人置く。
2 保護責任者は、各課室等の長又はこれに代わる者をもって充てる。
3 保護責任者は、各課室等の特定個人情報等の適切な管理を確保する任に当たる。
4 保護責任者は、特定個人情報等を取り扱う職員、非常勤職員及び臨時職員(以下「職員等」という。)並びに各職員等が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定する。
(事務取扱担当者)
第6条 保護責任者は、個人番号又は特定個人情報を取り扱う職員等(以下「事務取扱担当者」という。)にその役割を指定する。
(監査責任者)
第7条 特定個人情報等の管理の状況についての監査をさせるために、監査責任者を置く。
2 監査責任者は、総務課長をもって充てる。
(システム管理者)
第8条 情報システムを管理するため、システム管理者を置く。
2 システム管理者は、管財情報課長をもって充てる。
3 システム管理者は、特定個人情報等のうち情報システムで取り扱うものについての安全の確保等について必要な措置を講ずる。
(管理体制及び手順)
第9条 保護責任者は、次に掲げる組織体制等を整備する。
(1) 職員等がこの訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合の総括保護管理者への報告連絡体制
(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失若しくは毀損(以下「情報漏えい等」という。)の事案の発生又は兆候を把握した場合の総括保護管理者への報告連絡体制
(3) 特定個人情報等を複数の課室等で取り扱う場合の各課室等の任務分担及び責任の明確化
(教育研修)
第10条 総括保護管理者は、職員等に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員等に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 保護責任者は、当該課室等の職員等に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を与える等の必要な措置を講ずる。
(職員等の責務)
第11条 職員等は、個人情報保護法及び番号法の趣旨にのっとり、関連する法令及びこの訓令等の定め並びに総括保護管理者及び保護責任者の指示に従い、特定個人情報等を取り扱わなければならない。
2 職員等は、特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び他の職員等がこの訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに保護責任者に報告しなければならない。
3 総括保護管理者及び保護責任者は、特定個人情報等がこの訓令等に基づき適正に取り扱われるよう、職員等に対して必要かつ適切な監督を行わなければならない。
(アクセス及び複製等の制限)
第12条 保護責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等にアクセスする権限を有する職員等とその権限の内容を、当該職員等が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない職員等は、特定個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員等は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報等にアクセスしてはならない。
4 職員等が業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、保護責任者は、次に掲げる行為については、当該特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定し、職員等は、保護責任者の指示に従い行うものとする。
(1) 特定個人情報等の複製
(2) 特定個人情報等の送信
(3) 特定個人情報等が記録されている媒体の外部への持ち出し又は送付
(4) その他特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正)
第13条 職員等は、特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護責任者の指示に従い、訂正等を行う。
(媒体の管理)
第14条 職員等は、保護責任者の指示に従い、特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。
(廃棄等)
第15条 職員等は、特定個人情報等又は特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合又はかつらぎ町役場文書取扱規程(平成15年かつらぎ町規程第2号)によって定められた保存年限が満了した場合には、保護責任者の指示に従い、当該特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により廃棄又は消去を行う。
2 特定個人情報ファイルを削除した場合又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存する。これらの作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認する。
(取扱状況の記録)
第16条 保護責任者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録する。
(個人番号の利用の制限)
第17条 保護責任者は、個人番号の利用に当たり、番号法に定められた事務に限定する。
(特定個人情報の提供の求めの制限)
第18条 職員等は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第19条 職員等は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報の収集・保管の制限)
第20条 職員等は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、個人番号若しくは特定個人情報を収集又は保管してはならない。
(取扱区域)
第21条 保護責任者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。
(アクセス制御)
第22条 システム管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2 システム管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(アクセス状況の記録)
第23条 システム管理者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。また、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずる。
(管理者権限の設定)
第24条 システム管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第25条 システム管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォール等の設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(情報漏えい等の防止)
第26条 特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路における情報漏えい等を防止するための措置を講ずる。
(不正プログラムによる情報漏えい等の防止)
第27条 システム管理者は、不正プログラムによる特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずる。
(情報システムにおける特定個人情報等の処理)
第28条 職員等は、特定個人情報等について一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。
2 保護責任者は、前項の特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時消去等の実施状況を重点的に確認する。
(暗号化)
第29条 システム管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずる。
2 職員等は、前項の規定を踏まえ、その処理する特定個人情報等について、当該特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行う。
(入力情報の照合等)
第30条 職員等は、情報システムで取り扱う特定個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報等の内容の確認、既存の特定個人情報等との照合等を行う。
(バックアップ)
第31条 システム管理者は、特定個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第32条 システム管理者又は保護責任者は、特定個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
第33条 保護責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(端末の盗難防止等)
第34条 システム管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のための必要な措置を講ずる。
2 職員等は、保護責任者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出してはならない。
(第三者の閲覧防止)
第35条 職員等は、端末の使用に当たっては、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第36条 システム管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
(記録機能を有する媒体・書類の移送手段)
第37条 この訓令等の手続に基づき、特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す必要が生じた場合には、容易に個人番号が判明しない措置の実施、追跡可能な移送手段の利用等、安全な方策を講ずる。
(入退管理)
第38条 システム管理者は、特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「サーバ室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員等の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。特定個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。
2 システム管理者は、必要があると認めるときは、サーバ室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
3 システム管理者は、サーバ室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定する等の必要な措置を講ずる。
(サーバ室等の管理)
第39条 システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、サーバ室等に施錠装置の設置等の措置を講ずる。
2 システム管理者は、災害等に備え、サーバ室等に耐震等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
(特定個人情報等の提供及び業務の委託等)
第40条 実施機関は、番号法に規定された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
2 実施機関は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、個人情報保護法及び番号法の規定に基づきかつらぎ町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。
3 実施機関は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする際には、委託を受けた者において、かつらぎ町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
4 実施機関は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をする際には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。個人番号利用事務等の全部又は一部について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
(再発防止策の実施)
第41条 保護責任者は、情報漏えい等の事案が発生した場合には、その原因を分析し、再発防止策を検討し、速やかに実施する。
(公表等)
第42条 総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る特定個人情報等の本人への対応等の措置を講ずる。
(監査)
第43条 監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について、定期に又は必要に応じ監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。
(点検)
第44条 保護責任者は、特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は必要に応じ点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。
(評価及び見直し)
第45条 総括保護管理者及び保護責任者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から特定個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
(その他)
第46条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この訓令は、発令の日から施行する。
附則(令和元年10月15日訓令甲第18号)
この訓令は、発令の日から施行する。
附則(令和2年4月1日訓令甲第13号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月31日訓令甲第1号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和4年12月5日訓令甲第16号)
この訓令は、令和4年12月6日から施行する。
附則(令和5年3月31日訓令甲第9号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。